ESG

G(治理结构)

董事会运作

我司董事会分为定期会议和临时会议。定期董事会会议每季度召开一次,临时会议根据需要召开。董事会会议由首席执行官召集;如果首席执行官无法履行职责,则由指定继任人按照既定顺序召集会议。董事和监事可书面提交议题,要求召开董事会会议。如果首席执行官拒绝或延迟召开会议,提出请求的董事或监事可以自行召集会议。董事会会议通知必须提前三天发出,但如果所有董事和监事同意,可以不发通知而召开会议。董事会决议,除非法律或公司章程另有规定,否则需要出席董事过半数同意通过。董事可以通过能够传输和接收声音的通讯方式参加决议,在这种情况下,视为亲自出席。对该事项有特殊利益的董事不能行使表决权,这些董事在出席董事的计数中不予计算。董事会可以要求提交与履行职务相关的资料、进行调查和说明,并根据结果采取适当行动。董事会会议纪要必须记录会议议程、进展、结果及任何反对意见,并需出席董事和监事的签字。股东可以在营业时间内要求查阅或复制董事会会议纪要,公司可以根据正当理由拒绝该请求。在这种情况下,股东可以向法院申请批准查阅或复制会议纪要。

董事会组织

SG Japan有限公司目前没有单独的监事委员会,现有一名非公司工作人员履行监事工作。公司的监事符合《商业法》第35条(监事的职责与义务)规定的资格要求,独立于董事会和其他部门履行职务。此外,公司在其章程中加入了以下条款,以确保监事可以获取必要的经营管理信息。监事的主要活动包括在2021年3月31日召开的第21届股东年会中的对于监事的辞职和新的监事任命。此外,公司建立了监事支援组织,具体如下。

部门(团队)名称 员工人数(名) 职务 主要活动内容
经营支援室 5 理事、 代理、 主任、 员工 执行监事业务

董事会构成/ 独立性 / 专业性

董事会构成

我司董事会由各董事组成,负责决策法律、公司章程规定的事项、股东大会授权的事项以及涉及公司基本管理政策和业务执行的关键问题。董事会监督董事和管理层的履职情况。董事会由3名内部董事、2名其他非执行董事和1名独立董事组成,共计6名董事。

董事会独立性

董事会成员在股东大会上选举产生,董事会选举的董事候选人由董事会提名,并作为议题提交给股东大会。如果股东根据相关法规提出关于董事选举的提案,董事会将在法律范围内将该提案作为议题提交给股东大会。

独立董事的专业性

对于新任命的独立董事,我司为其提供支持,以便其能够专业地履行职责,并提前向其提供必要的材料,确保他们在董事会会议之前有足够的时间审阅相关议题。此外,公司计划定期向独立董事提供其他重要内部事务的信息。